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西京学院关于做好毕业设计(论文)材料存档管理的通知

时间:2019年09月05日 10:35 作者: 来源:

各学院:

毕业设计(论文)档案是教学档案的重要组成部分。我校毕业设计(论文)档案材料一直由各学院自行管理,与试卷一并存放。学校近期将搬迁试卷库,毕业设计(论文)档案管理需要在这次搬迁中进一步明确管理任务、理顺管理权责,规范管理方式与手段,现就有关事项通知如下:

一、保存形式

毕业设计(论文)保存形式分为两种:纸质文档(含设计图纸、设计说明书、调查报告、实验结果、影像资料、发表的报纸杂志样刊、样品实物等)和电子文档。

二、保存期限

(一)永久保存

1.全部电子档案;

2.优秀毕业设计(论文)及其附件纸质稿(不含管理材料);

3.全校优秀毕业设计(论文)汇编。

(二)短期保存

近五届毕业生的毕业设计(论文)档案(全部材料)。

三、保存责任

(一)永久档案保存

1.电子稿在当年10月份,以学院为单位,将全部毕业生的毕业设计(论文)档案拷贝在U盘上,移交给图书馆保存。

电子版论文分专业、班级汇总;各专业独立设文件夹,以专业、班级名称命名;学生论文以WORD存储,以学生姓名命名,每位学生设一个WORD文档。

2.优秀毕业设计(论文)及其附件纸质稿,超过短期保管期限后移交图书馆保存。

(二)短期档案保存

短期档案由各学院保存,统一造册登记,存放于试卷库,并设立毕业设计(论文)档案专柜。

过期档案由学院造册登记,交由后勤部门销毁。

四、库房搬迁注意事项

(一)9月中下旬试卷库实施搬迁,请各学院安排专人提前做好库存档案的分类。

(二)三个工程认证专业2015届至今的毕业设计(论文)档案全部搬迁至京华礼堂新试卷库;其他专业2017届至今的全部档案搬迁至新库。

(三)永久档案国庆节后,各学院移交图书馆。

(四)其他废旧档案,学院造册登记交由后勤部门销毁。

毕业设计(论文)档案管理涉及今后工程教育专业认证和专业评估,请各学院高度重视,悉心做好。

联系人:图书馆王小宁 联系方式:6979

教务处 张竞 联系方式:6516

教务处

2019年9月5日

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